前言
您是否也曾面對堆積如山的紙本文件，卻需要將其內容轉為可編輯的 Word 電子檔而感到頭痛？傳統的逐字手動輸入不僅耗時費力，更容易出現錯誤。幸運的是，現今有許多方法可以將掃描的文件快速、準確地轉換為 Microsoft Word 檔案。本文將為您詳細介紹從基本到進階的各種實用技巧，無論您是想掃描圖片、轉換 PDF，還是利用手機 App 進行操作，都能找到最適合您需求的解決方案。
直接在 Word 中開啟與插入掃描檔案
Microsoft Word 本身就內建了處理掃描檔案的基礎功能，適用於不同情境的需求。
方法一：將掃描的「圖片」插入 Word
當您僅需要將文件作為一個無法編輯的圖像參考時，這是最直接的方法。
掃描或拍照：使用掃描器、多功能事務機，甚至是您的智慧型手機，將紙本文件掃描或拍攝成一張清晰的圖片。
儲存圖片：將圖片儲存為常見的格式，如 .JPG、.PNG 或 .GIF，並放置在電腦中容易存取的位置。
插入 Word：在 Word 文件中，將遊標移動到您希望插入圖片的位置。點擊功能區上的「插入」索引標籤，然後選擇「圖片」。
選取檔案：在對話框中找到您剛剛儲存的掃描圖片，點選後按下「插入」。
這種方法適合用於將收據、證件影本或文件原始樣貌附加到報告中的情境。
方法二：利用 Word 內建功能轉換 PDF 文字
如果您需要編輯掃描文件中的文字，最方便的方式是先將文件掃描成 PDF，再利用 Word 的轉換功能。
掃描為 PDF：使用您的掃描器，並透過其原生軟體將文件掃描並儲存為 .pdf 檔案。
在 Word 中開啟：打開 Word 程式，點擊「檔案」>「開啟」。
選擇 PDF 檔案：瀏覽並選取您儲存的 PDF 檔案。
確認轉換：Word 會跳出一個提示對話框，告知您它將把 PDF 檔案轉換為一個可編輯的 Word 文件。點擊「確定」開始轉換。
Word 會自動執行光學字元辨識 (OCR) 來匯入文字。但須注意，轉換後的文件格式（如分行、分頁或表格）可能無法與原始 PDF 完全一致，務必進行校對和手動調整。
使用行動裝置 App 實現高效掃描
隨著智慧型手機的普及，許多應用程式提供了強大且便利的掃描轉文字功能。
Microsoft Lens：微軟官方推薦的最佳方案
Microsoft Lens 是一款免費且功能強大的掃描應用程式，可於 iPhone 和 Android 裝置上使用，被視為將文件掃描至 Word 的最佳方式。
下載並開啟 App：前往您的應用程式商店下載 Microsoft Lens。
拍攝文件：使用 App 內的相機對準您的文件，它會自動偵測文件邊緣並進行校正。
選擇匯出格式：拍攝完成後，您可以選擇直接將檔案儲存為 Word (.docx) 格式。
直接編輯：轉換後的檔案會是一個可編輯的 Word 文件，可以直接在手機或電腦上開啟修改。
此方法的優勢在於其高度整合性與優異的辨識準確度，能夠最大程度地保留原始文件的樣貌。
第三方通訊與辦公 App：隨手可得的文字識別工具
許多我們日常使用的 App，如手機 QQ、釘釘 (DingTalk)、微信小程序等，都內建了「傳圖識字」或類似的 OCR 功能。
操作流程大致相同：
在 App 中找到「掃一掃」或「轉文字」功能。
拍攝文件或從相簿中選擇已有的文件圖片。
應用程式會自動辨識圖片中的文字。
將辨識出的純文字內容複製下來，再貼到 Word 文件中進行編輯和排版。
這種方法非常適合臨時需要快速抓取文件文字內容，且對格式要求不高的場合。
專業 PDF 軟體與掃描器工具：追求格式的高度還原
對於版面複雜、包含大量表格或圖文混排的文件，使用專業工具可以獲得更好的轉換效果。
掃描器附屬的 OCR 軟體
許多品牌的掃描器（如 HP）在購買時會附贈專業的 OCR 軟體（例如 Readiris）。這些軟體通常針對其硬體進行了優化。
操作步驟通常是：
啟動掃描器隨附的管理軟體。
選擇「掃描文件」或類似選項。
在掃描設定中，選擇輸出格式為可編輯的文字檔或直接傳送到 Word。
軟體會在掃描後自動進行文字辨識，並生成一個可編輯的 Word 文件。
使用專業 PDF 編輯器
當 Word 內建的轉換功能無法完美處理複雜的 PDF 檔案時，專業的 PDF 編輯器（如 UPDF）便能派上用場。這類軟體擁有更先進的 OCR 引擎。
開啟掃描的 PDF：將文件掃描成 PDF 後，在專業 PDF 軟體中開啟它。
執行 OCR 功能：在軟體中找到並執行「OCR」或「文字辨識」功能，這會將圖片型的 PDF 轉換為文字可被搜尋和選取的 PDF。
匯出為 Word：將經過 OCR 處理的 PDF 檔案匯出為 Word (.docx) 格式。
使用這種方法轉換後的文件，通常能更精確地保留原始的版面配置、表格和格式，大幅減少後續手動修改的時間。
方法比較
方法
適用情境
優點
缺點
Word 插入圖片
僅需文件影像作為參考，不需編輯。
操作最簡單，保留文件原始樣貌。
無法編輯內容，檔案較大。
Word 開啟 PDF
處理版面單純的 PDF 文件。
無需額外軟體，方便快捷。
複雜格式可能錯亂，需要校對。
Microsoft Lens
隨時隨地需要高品質掃描與編輯。
免費、辨識率高，可直接存成 Word 檔。
需要在行動裝置上安裝 App。
第三方 App
臨時需要快速獲取純文字內容。
極為方便，多數為免費功能。
通常只提供純文字，格式會完全遺失。
專業 PDF 軟體
處理複雜版面、表格，要求格式高度還原。
格式保留最完整，辨識準確度最高。
通常需要付費購買專業軟體。
常見問題
Q1：掃描後的 Word 文件格式亂掉了怎麼辦？
A：這是常見現象，特別是使用 Word 內建的 PDF 轉換功能處理複雜文件時。建議您可以嘗試使用專業的 PDF 編輯軟體進行轉換，以獲得更好的格式保留效果。如果問題依然存在，則需要花費一些時間手動調整 Word 文件中的格式和版面配置。
Q2：可以掃描手寫的文字嗎？
A：目前大部分 OCR 技術對於印刷體的辨識效果較好，但對於手寫文字的辨識準確率仍然不高，尤其是在字跡潦草的情況下。如果您需要將手寫筆記數位化，最可靠的方法仍然是手動輸入。
Q3：掃描的品質會影響轉換效果嗎？
A：絕對會。一份清晰、高解析度、光線均勻且沒有陰影的掃描檔案，其文字辨識的成功率和準確度會遠高於模糊或歪斜的掃描檔。請確保您的原始文件平整乾淨，並在良好的環境下進行掃描或拍攝。
Q4：有沒有完全免費的掃描轉 Word 方法？
A：有的。本文提到的 Microsoft Lens、Word 內建的 PDF 開啟功能，以及多數通訊軟體（如 QQ、微信小程序）內建的「傳圖識字」功能都是免費的。您可以根據自己對轉換品質和便利性的需求，選擇最適合的免費方案。
總結
總體而言，將掃描文件轉換為可編輯的 Word 檔案並不存在唯一的「最佳」方法，而是應根據您的具體需求選擇「最適合」的工具。
處理快速便利：利用手機上的 Microsoft Lens 或其他第三方 App，即可隨時隨地完成任務。
處理簡單文件：若您已擁有 PDF 檔，直接使用 Word 的開啟功能是最直接的選擇。
要求格式精準：對於包含複雜表格和版面的重要文件，投資一款專業的 PDF 編輯軟體或善用掃描器附屬的工具將為您節省大量修改時間。
掌握這些方法，您就能輕鬆地將紙本資料轉化為靈活的數位資產，從而顯著提升您的工作與學習效率。
資料來源
將掃描的文字或影像插入Word
掃描及編輯檔
如何將文件掃描成Microsoft Word可編輯的文字檔